Năm ngoái, một trung tâm đào tạo bạn tôi quen tổ chức sinh nhật thành lập rất công phu. Có bài phát biểu, có đồ ăn, có khách mời. Nhưng cuối buổi ai cũng ra về mà chẳng nhớ gì nổi bật. Khi lên kế hoạch đặt bánh kỷ niệm công ty theo yêu cầu, chúng tôi muốn bạn tránh được cảm giác nhạt nhòa ấy.
Sinh nhật thành lập trung tâm: tổ chức thế nào cho khỏi hời hợt
Lễ kỷ niệm hời hợt thường có chung một dấu hiệu. Phần phát biểu kéo dài, phần đồ ăn bày rời rạc, còn khoảnh khắc chung của mọi người thì không có. Học viên đứng nhìn nhau, đối tác lấy điện thoại ra xem tin nhắn.
Khoảnh khắc cắt bánh chính là điểm nhấn cần có. Mọi người cùng tụ lại, cùng đếm, cùng chụp ảnh. Hình ảnh ấy được chia sẻ lại nhiều tuần sau, nên học viên và đối tác nhớ lâu hơn hẳn.
Xác định quy mô và mục tiêu của buổi lễ
Trước hết hãy trả lời một câu hỏi: buổi lễ dành cho ai? Nội bộ giáo viên và nhân viên, hay có học viên, hay mời cả đối tác? Mỗi nhóm cần một cách tổ chức khác nhau.
Nếu chỉ là nội bộ, bạn có thể làm gọn trong một buổi chiều, ngân sách vừa phải. Có học viên thì cần thêm hoạt động tương tác và phần quà nhỏ. Mời đối tác đòi hỏi trang trọng hơn, lịch trình rõ ràng hơn. Hãy chốt thời lượng và ngân sách ngay từ đầu để mọi thứ bớt rối.
Các hội thảo thường chia thời gian khá giống nhau. Hãy xem hội thảo du học Canada tại George Brown College. Chương trình ở đó chia thành các khối ngắn, mỗi khối một mục tiêu.
Kịch bản chương trình gọn trong 60 đến 90 phút
Người dự tiệc không muốn ngồi quá lâu. Chúng tôi thấy 60 đến 90 phút là vừa đẹp. Dài hơn thì khách bắt đầu xem đồng hồ.
| Thời lượng | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| 10 phút | Đón khách, ổn định chỗ ngồi | Mở nhạc nền nhẹ |
| 15 phút | Khai mạc và nhìn lại hành trình | Một đoạn video hoặc vài tấm ảnh cũ là đủ |
| 15 đến 20 phút | Vinh danh giáo viên, học viên tiêu biểu | Gọi tên ngắn, trao hoa hoặc quà nhỏ |
| 10 phút | Cắt bánh, chụp ảnh lưu niệm | Đặt trước ống kính, ánh sáng đủ |
| Phần còn lại | Giao lưu, thưởng thức bánh | Có người chia bánh sẵn |
Phần cắt bánh nên đặt sau phần vinh danh. Lúc đó ai cũng đã có mặt đủ và không khí đang vui. Hãy báo trước cho người chụp ảnh để họ canh vị trí đứng.
Bánh kỷ niệm nên thể hiện điều gì
Chiếc bánh là một món đồ truyền thông nhỏ của trung tâm. Nó nên có logo, số năm hoạt động và màu nhận diện. Chỉ cần ba thứ đó, ai nhìn cũng biết bánh của đơn vị nào, kỷ niệm bao nhiêu năm.
Về kiểu dáng, bánh nhiều tầng hợp với buổi trang trọng, vì đứng cao nên dễ chụp ảnh. Bánh vuông dài hợp tiệc đông người vì chia được nhiều phần. Còn bánh nhiều khay nhỏ tiện khi muốn đặt rải ở nhiều bàn.
Đặt bánh kỷ niệm công ty theo yêu cầu: cần chuẩn bị những thông tin nào
Muốn tiệm làm đúng ý, bạn nên chuẩn bị đủ thông tin ngay từ đầu. Việc đó giúp báo giá nhanh hơn và tránh sửa nhiều lần. Danh sách dưới đây là những thứ chúng tôi thấy tiệm nào cũng hỏi.
- Số người dự tiệc, để tính kích cỡ và số khay.
- Ngày, giờ và địa điểm giao.
- Yêu cầu in hình, logo, dòng chữ trên bánh.
- Màu chủ đạo và phong cách mong muốn.
Bạn nên chọn nơi có kinh nghiệm làm bánh sự kiện, vì họ quen với lịch giao gấp và quy mô lớn. Nếu đang tìm hướng đặt, hãy xem trang đặt bánh kỷ niệm công ty của một tiệm làm sự kiện. Bạn sẽ hình dung được mẫu bánh và cách làm việc. Cũng có tiệm nhận thiết kế riêng theo bộ nhận diện của trung tâm.
Bài trí bàn bánh và hậu cần ngày diễn ra
Vị trí đặt bánh quyết định bức ảnh đẹp hay không. Hãy chọn nơi dễ thấy, nền sạch, không bị loa che. Ánh sáng nên đến từ phía trước, đừng đặt bánh ngược nắng cửa sổ.
Một chiếc bàn phụ để dao, đĩa, khăn giấy và nến sẽ giúp mọi thứ gọn hơn. Hãy giao việc cho từng người: một người cắt, một người chia, một người dọn. Không ai nên vừa phát biểu vừa cắt bánh.
Sai lầm thường gặp khi lo tiệc kỷ niệm
Sai lầm hay gặp là chốt bánh sát ngày. Tiệm cần thời gian làm mẫu và in hình, nhất là bánh có logo. Một sai lầm khác là bỏ qua ảnh mẫu, rồi nhận về chiếc bánh khác xa tưởng tượng.
Còn một điều dễ quên: người ăn kiêng hoặc dị ứng. Trong lớp học luôn có người không ăn được sữa, hạt hoặc đường. Hãy khảo sát nhanh trước và đặt thêm một phần bánh riêng nếu cần.
Một mẹo nhỏ là hỏi giáo viên chủ nhiệm hoặc nhân sự. Họ thường nắm thông tin này rõ hơn cả ban tổ chức.
Gợi ý lưu giữ kỷ niệm sau buổi lễ
Buổi lễ kết thúc không có nghĩa câu chuyện dừng lại. Hãy quay một đoạn video ngắn, làm album ảnh gồm cả học viên và giáo viên. Đăng lên fanpage hoặc nhóm lớp để mọi người tìm lại hình mình.
Với những người không đến được, bạn có thể gửi một phần quà nhỏ kèm tấm thiệp. Đó có thể là miếng bánh đóng hộp hoặc tập ảnh in. Cử chỉ này giúp học viên cảm thấy vẫn là một phần của trung tâm.
Nếu dịp kỷ niệm trùng tháng ba, bạn có thể xem thêm thông tin về bánh kem ngày 8/3. Loại bánh này hợp để tặng giáo viên và nhân viên nữ. Chúng tôi từng thấy nhiều trung tâm gộp hai dịp trong một buổi chiều.
Các trung tâm đào tạo khác cũng thường chia sẻ cách tổ chức sự kiện. Bạn có thể xem danh sách trung tâm đào tạo ở Thanh Xuân. Ngoài ra còn có các trung tâm tiếng Nhật tại Hà Nội. Hai bài này cho thấy cách mỗi nơi gắn kết học viên.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt bánh trước bao nhiêu ngày?
Với bánh thông thường, bạn nên đặt trước ít nhất hai đến ba ngày. Bánh có in logo hoặc làm nhiều tầng cần sớm hơn, khoảng năm đến bảy ngày. Hãy hỏi tiệm về lịch bận mùa cao điểm.
Có in được logo trung tâm lên bánh không?
Có. Nhiều tiệm in logo bằng giấy ăn được hoặc vẽ tay bằng kem. Bạn nên gửi file logo rõ nét và ghi chú màu chính xác. Hãy xem ảnh mẫu trước khi chốt.
Bao nhiêu người thì nên chọn bánh nhiều tầng?
Từ khoảng 30 người trở lên, bánh nhiều tầng giúp vừa đủ phần ăn vừa tạo điểm nhấn. Dưới mức đó, bánh vuông dài hoặc vài khay nhỏ gọn hơn. Số lượng cụ thể nên hỏi lại tiệm theo khẩu phần.
Nếu trung tâm của bạn sắp đến dịp kỷ niệm, hãy ghé shop Tiệm bánh Madi. Bên đó sẽ tư vấn mẫu, kích cỡ và lịch giao. Chúc buổi lễ của bạn thật trọn vẹn.
