Thủ tục visa, hồ sơ và điều kiện nhập học có nhiều bước, nhưng phần khiến các gia đình lo nhất vẫn là chứng minh tài chính. Chuyện thường gặp là gia đình có đủ tiền thật, nhưng hồ sơ trình lên lại không thuyết phục được viên chức xét duyệt.
Kết quả là bị yêu cầu bổ sung, chậm nhập học, có trường hợp bị từ chối. Bài này bên mình nói rõ cần giấy tờ gì, chuẩn bị từ khi nào, và những chỗ hồ sơ hay bị bắt lỗi.
Vì sao đủ tiền mà hồ sơ vẫn bị đánh giá là yếu
Cơ quan lãnh sự không chỉ hỏi bạn có bao nhiêu tiền. Họ hỏi ba câu cùng lúc.
Tiền này ở đâu ra? Có ổn định không? Và ai sẽ trả tiếp trong những năm sau?
Một sổ tiết kiệm lớn mới mở tuần trước trả lời được câu đầu, nhưng không trả lời được hai câu sau. Đó là lý do hồ sơ bị đánh giá thiếu thuyết phục dù số dư rất đẹp.
Ngược lại, một gia đình có thu nhập vừa phải nhưng chứng minh được dòng tiền đều đặn nhiều năm thường qua dễ hơn. Bên mình gặp trường hợp này khá nhiều.
Cách nghĩ nên đổi lại. Đừng xem chứng minh tài chính là chuyện gom đủ một con số. Hãy xem nó là việc kể một câu chuyện có căn cứ về khả năng chi trả của gia đình.
Những giấy tờ thường được yêu cầu
Hồ sơ tài chính thường chia làm ba nhóm. Nhóm nào cũng có vai trò riêng.
- Chứng minh số dư. Sổ tiết kiệm và xác nhận số dư do ngân hàng cấp. Đây là phần trả lời câu hỏi có đủ tiền hay không.
- Chứng minh thu nhập. Hợp đồng lao động, bảng lương, sao kê tài khoản nhận lương, giấy tờ quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Với gia đình kinh doanh thì là giấy phép kinh doanh và các chứng từ nộp thuế.
- Chứng minh tài sản. Giấy tờ nhà đất, xe, cổ phần, hợp đồng cho thuê. Nhóm này không bắt buộc ở mọi nước, nhưng nó làm hồ sơ dày dặn hơn.
Nhóm thứ hai quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Số dư cho thấy hiện tại. Thu nhập cho thấy tương lai.
Nếu người bảo trợ là chủ hộ kinh doanh, hãy chuẩn bị kỹ phần chứng từ thuế. Đây là chỗ hồ sơ Việt Nam hay yếu, vì nhiều hộ kinh doanh có doanh thu thật nhưng chứng từ không đầy đủ.
Một điểm nữa cần rõ ngay từ đầu. Người bảo trợ phải có quan hệ nhân thân rõ ràng với du học sinh. Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú là phần đi kèm bắt buộc.
Chuẩn bị từ khi nào
Đây là câu hỏi bên mình nhận nhiều nhất, và cũng là chỗ nhiều gia đình mất cơ hội.
Nhiều nước yêu cầu số dư phải được duy trì trong một khoảng thời gian trước ngày nộp. Có nơi tính bằng tháng, có nơi yêu cầu cả lịch sử giao dịch của tài khoản.
Vì vậy, thời điểm bắt đầu chuẩn bị không phải là lúc con nhận thư mời nhập học. Nó là ít nhất sáu tháng đến một năm trước đó.
Có mấy việc nên làm sớm:
- Mở sổ tiết kiệm đứng tên người bảo trợ, gửi vào từng đợt đều đặn thay vì một lần duy nhất.
- Chuyển việc nhận lương qua tài khoản ngân hàng, nếu trước đó nhận tiền mặt.
- Hoàn thiện chứng từ thuế của hoạt động kinh doanh.
- Giữ lại hợp đồng, biên lai của các khoản thu nhập ngoài lương.
Việc cuối nghe nhỏ nhưng rất hữu ích. Khi lãnh sự hỏi về một khoản tiền lớn vào tài khoản, bạn có ngay giấy tờ để giải trình.
Những chỗ hồ sơ hay bị bắt lỗi
Bên mình gom lại các lỗi gặp nhiều nhất khi rà hồ sơ cho gia đình.
Tiền vào tài khoản ngay trước ngày nộp. Đây là lỗi phổ biến nhất. Một khoản lớn xuất hiện đột ngột luôn bị hỏi nguồn gốc.
Nếu buộc phải làm vậy, hãy chuẩn bị giấy tờ giải trình đi kèm. Bán đất thì có hợp đồng công chứng. Thừa kế thì có văn bản khai nhận. Vay mượn thì phải nói rõ, vì tiền vay bị đánh giá khác tiền tích luỹ.
Thông tin không khớp giữa các giấy tờ. Tên người bảo trợ viết khác nhau ở hai chỗ. Địa chỉ trên sổ hộ khẩu khác địa chỉ trên hợp đồng lao động. Nghề nghiệp khai trong đơn khác với hợp đồng.
Những chi tiết này nhìn nhỏ. Nhưng chúng khiến toàn bộ hồ sơ bị đặt dấu hỏi.
Thu nhập khai cao hơn chứng từ thuế. Lỗi này hay xảy ra với hộ kinh doanh. Cách xử lý là khai đúng phần chứng minh được, rồi bổ sung nguồn khác bằng giấy tờ riêng.
Dùng chung một bộ hồ sơ cho nhiều nước. Mỗi quốc gia có yêu cầu riêng. Có nước yêu cầu tài khoản phong toả. Có nước yêu cầu mua chứng chỉ đầu tư trước khi nộp. Có nước chỉ cần xác nhận số dư.
Dịch thuật và công chứng thiếu. Phần lớn giấy tờ phải được dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước đến, kèm công chứng. Làm sát ngày nộp rất dễ thiếu.
Tài liệu tham khảo thêm về thủ tục visa du học từng quốc gia
Phần tài chính chỉ là một mảnh. Bạn nên xem song song các bước còn lại trong chuyên mục thủ tục visa.
Với gia đình hướng tới Canada, thời gian xử lý hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp tới lịch gửi tiền và lịch nhập học. Bạn xem thêm thông tin về thời gian xin visa du học Canada để lùi ngày chuẩn bị cho hợp lý.
Nếu đang cân nhắc Hàn Quốc, quy định về ký quỹ và chứng minh tài chính ở đây khá riêng. Bạn nên đọc kỹ điều kiện và thủ tục xin visa Hàn Quốc để đi du học trước khi mở sổ.
Với các gia đình có hoạt động kinh doanh riêng và muốn đưa việc bán hàng lên nền tảng trực tuyến để dòng thu nhập rõ ràng hơn, một kênh thiết kế shop online bài bản cũng là hướng đáng tìm hiểu.
Vài lưu ý cuối trước khi nộp
Rà lại toàn bộ hồ sơ theo trình tự thời gian, không theo loại giấy tờ. Cách này giúp bạn phát hiện chỗ nào dòng tiền bị đứt quãng.
Chuẩn bị một bản giải trình ngắn bằng tiếng Anh. Một trang thôi, nói rõ ai bảo trợ, thu nhập từ đâu, tiền tích luỹ thế nào. Không bắt buộc nhưng rất có ích.
Photocopy và scan toàn bộ trước khi nộp. Nếu bị yêu cầu bổ sung, bạn có sẵn bản gốc để đối chiếu.
Và đừng nộp khi còn thiếu. Bổ sung sau luôn khó hơn chuẩn bị đủ ngay từ đầu.
Kết luận
Trong toàn bộ thủ tục visa, hồ sơ và điều kiện nhập học, phần tài chính là chỗ gia đình chủ động được nhiều nhất. Điểm số, thư mời hay bài luận đều phụ thuộc vào phía trường. Còn hồ sơ tài chính thì hoàn toàn nằm trong tay bạn.
Nếu con bạn dự định đi trong hai năm tới, hãy bắt đầu ngay từ bây giờ. Mở sổ, chuyển lương qua tài khoản, giữ lại chứng từ. Những việc này không tốn kém, chỉ tốn thời gian, và thời gian là thứ không mua lại được khi hạn nộp đã tới gần.
